Um vernünftige Prioritäten zu setzen, habe ich zur Methode gemacht, auf separaten Kartei-Karten zwei To-do-Listen zu führen: eine tagesaktuelle und eine wochenbezogene. Die einzelnen Arbeitsschritte bekommen planerische Struktur, indem ich vier sinnbildliche ‚Kisten‘ nutze.

Kiste 1 = Top Shots
Hier führe die Aufgaben auf, die überhaupt keinen Aufschub zulassen.
Feierabend mache ich frühestens, wenn jeder Punkt davon abgehakt ist.
Die gute Nachricht ist, dass diese Aufgaben meistens zum handwerklichen Rüstzeug gehören und keineswegs zur Perfektion gebracht werden müssen.
In der Regel geht es um Abgabefristen – um ‚Deadlines‘, die ich wörtlich nehme, weil mir die Termintreue von SATZBAUWERK wichtig ist. Oder jemand benötigt meine Zu- oder Mitarbeit, um zur nächsten Projekt-Phase zu kommen, bei der Umsetzung von PR- und Marketing-Kampagnen zum Beispiel.

Kiste 2 = Bordkante des Alltags
Damit meine ich die jobbedingten Dinge, die aus dem Effeff heraus erledigt werden, ohne dass direkte Termingebundenheit dahinter steckt.
Mitzubekommen, woran mein Gegenüber gerade werkelt und sich kooperativ untereinander abzustimmen, macht für mich die ‚Bordkante des Alltags‘ aus. Aktuell beansprucht der Inhalt aus der Kiste 2 etwa ein Drittel meiner Arbeitszeit.
Falls ‚unvorhergesehene Ereignisse‘ die Arbeitsdichte erhöhen, vertage ich diese Aufgaben zwar um rund 48 Stunden. Aber nicht bis zur darauffolgenden Woche. Am Freitag-Nachmittag ist die zweite Kiste inhaltlich abgearbeitet. Spätestens. Von A bis Z.

Kiste 3 = ‚Eile mit Weile‘
Auch hier sind
Aufgaben dabei, die auf keine lange Bank gehören. Der Unterschied zu Kiste 2 besteht darin, dass diese To-dos besonderer Gründlichkeit bedürfen.
Das Augenmerk ruht deshalb auf dem Prinzip „Sorgfalt kommt vor Schnelligkeit.“ Das bedeutet: Ich lege hohe Maßstäbe an, um mein Arbeitsergebnis zu bewerten und werde zu meiner strengsten Kritikerin. Falls ich tagesaktuell die 100%-Marke verfehle, mache ich am Folgetag weiter – mit Abstand und ausgeruhtem Kopf. Oder ich bitte im Team um Meinungen.

Kiste 4 =  Einfach ‚machen‘
Dieser Leitsatz gilt für die Aufgaben aus der Kiste 4.
Ich nutze die vierte Kiste in erster Linie dafür, Vorsätze auf absehbare Zeit hin einzulösen, Neues auszuprobieren oder nach Chancen zu greifen, die sich spontan ergeben. Das Blog hat hier den Ursprung genommen. Die Blog-Beiträge rangieren jetzt in Kiste 2.

Beim Abarbeiten hat Kiste 1 Vorrang vor Kiste 2. Kiste 2 hat Vorrang vor Kiste 3.
Kiste 3 hat Vorrang vor Kiste 4.
Dieses Prinzip ist eine Sache der Gewöhnung.
Ich takte allerdings bloß ca. 50% meiner Zeit im Voraus ein. Das liegt daran, dass mein Arbeits-Rhythmus ohnehin unterbrochen wird durch außerplanmäßiges Klein-Klein. Aus diesem Grund brauche ich ‚Pufferzonen‘. Sonst würde das Delegieren von Aufgaben überhand nehmen.

Über SATZBAUWERK - Jana V. Chantelau

In Berlin leite ich die Agentur SATZBAUWERK. Meine Schwerpunkte liegen in der Texterstellung, Kampagnen-Planung und Krisenkommunikation.

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