Verloren gegangene Zeit findet niemand mehr. Die verfügbare Zeit in den Arbeitsalltag einzutakten setzt allerdings voraus, dass man die individuellen Gewohnheiten, Verdrängungsmechanismen, Denk- und Verhaltensmuster durchschaut und sich darüber bewusst bleibt, welche innere Haltung den Lösungsweg der jeweiligen Aufgabenstellung begünstigt bzw. blockiert. Aus meiner Berufserfahrung heraus stütze ich mich beim Zeitmanagement u.a. auf folgende Herangehensweisen, weil sie sich – für mich – als besonders effizient erwiesen haben:

  • Die Spanne meiner hohen Konzentrationsfähigkeit umfasst erfahrungsgemäß ca. zwei Stunden en bloc. Deshalb mache ich nach zwei Arbeitsstunden eine rund zehn-minütige Pause, um mich mental zu erholen und neuen Elan zu schöpfen, zum Beispiel, indem ich mich mit einem vergnüglichen Ablenkungsfaktor ‚belohne‘ – Stippvisiten in sozialen Netzwerken mache, Kaffee trinke, Musik-Titel anhöre, Video-Clips ansehe oder schlichtweg an Menschen denke, die mir nahestehen.
  • Ich nutze die sogenannte Eisenhower-Matrix. Das heißt: Ich gliedere die Tagesaufgaben nach folgenden Kriterien: wichtig/ unwichtig; dringlich/ nicht dringlich; wichtig/ dringlich; dringlich/ unwichtig. Was mir unwichtig und nicht dringlich erscheint, landet entweder direkt im Papierkorb oder im Ordner für ‚interessante Nebenbaustellen.‘
    Die erste Stunde des Arbeitstags nutze ich beispielsweise u.a. dafür, E-Mails abzurufen und wie beschrieben zu priorisieren. Nachrichten, die ich sowohl als dringlich als auch als wichtig einstufe, arbeite ich in der Regel in der Stunde unmittelbar vor der Mittagspause ab. Die Signal-Töne für eingehende E-Mails und Kurz-Nachrichten sind in meinen Arbeitsgeräten de-aktiviert, weil sie meiner Konzentration dazwischenfunken würden und die innere Distanz zu meinen Arbeitsaufgaben unnötig verkürzen.
  • Weil ich vormittags in der Regel besonders ausgeruht und leistungsfähig bin, arbeite ich nach der Durchsicht der E-Mails an einer Aufgabe, die mir eher schwer als leicht fällt, um beim Lösungsweg von einer möglichst günstigen mentalen, geistigen und körperlichen Ausgangslage auszugehen.

Auch am Nachmittag und frühen Abend bleibe ich methodisch gewappnet, denn…

  • …falls mir zwischendrin der Gedanke ans Aufschieben kommt, vergegenwärtige ich mir, dass ich mich an einem Teil-Erfolg besonderer Art erfreuen werde, sobald ich die unliebsame Aufgabe berechtigterweise als ‚erledigt!‘ abhaken kann. Diese vorausgreifende Vorstellung treibt in der Regel die sogenannte Prokrastination
    ins Garaus
  • …falls mich das gedankliche Aufschieb-Monster trotzdem daran hindert, den Einstieg in eine schwierige Aufgabe zu finden, greife ich auf eine Technik aus dem Box-Sport zurück und nutze das sogenannte Stare down, das heißt: Ich starre minutenlang ununterbrochen auf die Kurz-Bezeichnung der Aufgabe auf meiner To-do-Liste, ggf. auch auf die dazugehörigen Unterlagen und Arbeitsmittel – nur, um festzustellen, dass die Aufgabe unverändert bestehen bleibt und zunehmend zu stören beginnt, sodass mir nichts anderes übrig bleibt, als sie in ihre Einzelschritte zu zerlegen und einen Schritt nach dem anderen davon abzuarbeiten. Denn wenn man dem Aufschieb-Monster den Raum überlässt, wächst ‚es‘ zumeist zum Stress-Monster heran, das in der Regel (noch) härter als zuvor zu bezwingen ist
  • …falls ich mit dem Aufschieb-Monster tatsächlich einmal über die volle Distanz von zwölf Runden gehe und danach auch noch gemeinsame Projekte mit anderen abstimmen muss, greife ich im Anschluss an den inneren ‚Kampf‘ eher zum Telefonhörer als dass ich die E-Mail-Funktion des Laptops oder des Smartphones nutze. Denn kollegiale Absprachen gelingen in der Regel schneller über den ‚direkten Draht‘ als über den schriftlichsprachlichen Kommunikationsweg (wobei letzterer allerdings den Vorteil hat, sich quasi selbst zu dokumentieren)
  • …falls mein Arbeitsfluss von ratsuchenden Kolleg_innen unterbrochen wird, frage ich zunächst, worum es geht, um abschätzen zu können, wie viel Zeit dafür zu veranschlagen ist. Danach hake ich nach, welche zwei bis drei Lösungsansätze bereits versucht worden sind.
    Außerdem achte darauf, die Aufgaben anderer nur als Ultima Ratio zu übernehmen bzw. Anteile davon aktiv mitzutragen, denn andernfalls würde meine eigene To-do-Liste eventuell überfrachtet werden. Meetings, Projektplanungs-Treffen u.ä. bedürfen einer stichwortartig skizzierten Agenda und Zielsetzung. Zudem sollten sie in einem klar definierten Zeitrahmen stattfinden und von einer hauptverantwortlichen Einzelperson mit kommunikativer Konsequenz moderiert werden.

An jedem zweiten Arbeitstag räume ich meinen Arbeitsplatz auf, um die Übersicht zu wahren. Einmal pro Quartal entrümpele ich die Online-Ordner und analog auch die Aktenordner und Hängeregister, indem ich Informationen beispielsweise archiviere oder wegwerfe bzw. lösche. Zudem entferne ich zweimal pro Jahr veraltete Bücher aus den Regalen.

Über SATZBAUWERK - Jana V. Chantelau

In Berlin leite ich die Agentur SATZBAUWERK. Meine Schwerpunkte liegen in der Texterstellung, Kampagnen-Planung und Krisenkommunikation.

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  1. ekoepping sagt:

    Sehr übersichtlich und diszipliniert! Ich werfe ein: Prokrastination fördert die Kreativität! Es lebe das Prokrastinieren! ;D

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